Procedura Whistleblowing

Il nostro impegno

In Medov ci impegniamo a condurre ogni attività con onestà e integrità, e ci aspettiamo che chiunque collabori con noi operi mantenendo gli stessi elevati standard di responsabilità nei confronti del nostro team, dei clienti, dei partner commerciali e della comunità in generale.

Incoraggiamo il nostro personale ed i partner commerciali a segnalare il prima possibile i sospetti di illecito, sapendo che le loro preoccupazioni saranno prese sul serio e indagate in modo appropriato, la loro riservatezza sarà rispettata e sarà garantita loro protezione da qualsiasi forma di ritorsione.

Speak-Up!

In Medov crediamo che le comunicazioni aperte e oneste siano la base solida di processi decisionali consapevoli e costruttivi.

Per questo incoraggiamo ogni componente del nostro staff a parlare liberamente, anche di fronte ad una qualsiasi situazione di non compliance, come, per esempio, episodi di molestie, discriminazione, abuso di potere, bullismo, frode, corruzione o conflitto di interessi. Rientrano nei casi di non compliance tutti gli episodi e i comportamenti contrari ai nostri valori, al Codice di Condotta oltre che alle leggi e ai regolamenti dei Paesi in cui operiamo.

Se non vi sentite a vostro agio nel contattare il vostro Line Manager, il team HR o il Compliance Manager, è sempre possibile effettuare una segnalazione in modo confidenziale attraverso il nostro sistema di Whistleblowing.

Cos’è il Whistleblowing

Il Whistleblowing è la divulgazione di informazioni relative a presunti illeciti o pericoli sul lavoro che si sono verificati o che potrebbero verificarsi. Ciò può includere (ma non è limitato a) attività criminali, mancato rispetto di qualsiasi obbligo legale o requisito normativo, comprese le legislazioni dell’UE, corruzione, l’esistenza o il verificarsi di rischi relativi a gravi violazioni dei diritti umani o delle libertà fondamentali, il pericolo per la salute e la sicurezza, il danno all’ambiente; la violazione del Codice di Condotta di Medov, delle policy interne e delle procedure, l’occultamento deliberato di una qualsiasi delle suddette procedure[1].

Se siete a conoscenza di violazioni etiche riguardanti l’attività di Medov, vi invitiamo a segnalare le vostre preoccupazioni, in modo riservato e anonimo (se lo si desidera) attraverso la nostra piattaforma Whistleblowing, un sito web di segnalazione e servizio telefonico gratuito. All’interno della stessa piattaforma è visibile e consultabile la Policy Whistleblowing di Medov, comprensiva di informativa privacy.

Il vostro sostegno ci aiuterà a essere all’altezza delle nostre aspirazioni di partner commerciale responsabile.

 Chi può segnalare

Possono segnalare informazioni sulle violazioni di cui sono venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo i seguenti soggetti (“Utenti”, nonché destinatari della procedura di Whistleblowing):

• Personale Medov con rapporto lavorativo a tempo indeterminato, a tempo parziale, intermittente, determinato, di somministrazione, di apprendistato, di lavoro accessorio;
• Personale con contratto di lavoro autonomo;
• Titolari di un rapporto di collaborazione;
• Partner commerciali in regime di libera professione e consulenza;
• Soggetti volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
• Persone proprietarie di azioni, con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza della Società, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

Le segnalazioni possono essere effettuate anche:

1. quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite
2. durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
3. durante il periodo di prova;
4. successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Oggetto della segnalazione

Può costituire oggetto della segnalazione qualsiasi presunta violazione o tentativo di violazione dell’interesse pubblico dell’integrità dell’azienda, cui i soggetti elencati al punto precedente siano venuti a conoscenza nel contesto lavorativo o comunque in ragione del rapporto esistente con Medov.

In generale le segnalazioni possono riguardare:

• Violazioni di disposizioni nazionali ed europee che consistono in illeciti in specifici settori (appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; tutela dell’ambiente; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi).
• Violazioni di disposizioni europee (atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione, riguardanti il mercato interno atti e comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni degli atti dell’Unione nei settori sopra richiamati.
• Violazioni di disposizioni nazionali che consistono in: illeciti amministrativi, contabili, civili o penali; condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001 o violazioni dei modelli organizzativi e gestione dell’azienda.

Nello specifico potrà essere segnalato qualsiasi evento o comportamento qualora si ritenga che possa causare un danno di qualunque tipo all’azienda o ad altre società del gruppo (ad esempio, danno economico, reputazionale, d’immagine, ambientale, alla sicurezza dei lavoratori o di terzi).

Non risultano meritevoli di tutela ai sensi della presente disciplina le segnalazioni fondate ad esempio su:

• sospetti o voci senza evidenze;
• rimostranze personali del segnalante;
• rivendicazioni attinenti al rapporto di lavoro o di collaborazione;
• rivendicazioni attinenti ai rapporti con i superiori gerarchici o i colleghi.

Come segnalare un problema di non conformità

I canali di segnalazione del gruppo Whistleblowing di Medov sono disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all’anno. Per garantire la massima riservatezza, il sistema di segnalazione Whistleblowing di Medov è ospitato da un operatore esterno indipendente (“Fornitore Esterno”). Il canale Whistleblowing è disponibile al seguente link: Linea diretta per la compliance

Oltre alla modalità di cui sopra, è possibile fare una segnalazione direttamente all’organismo locale competente, inviando una lettera contrassegnata come “confidenziale” a: Ufficio Compliance I.L. Investimenti Via A. Cantore 8G/121 – 16149 Genova.

Incoraggiamo anche le terze parti che lavorano con noi a segnalare eventuali episodi di non conformità, sempre tramite il nostro sistema Whistleblowing.

Procedura di segnalazione

1. Inviate la segnalazione tramite il modulo web, scegliendo se mantenere l’anonimato.
2. Includete una descrizione dettagliata dell’evento che ritenete non conforme (chi, cosa, quando, come) e aggiungete prove a sostegno, ad esempio copie di documenti o nomi di testimoni che possano avvalorare la vostra segnalazione. Le segnalazioni generiche possono comunque essere approfondite.
3. Una volta inviata la segnalazione, riceverete un numero di pratica individuale, necessario poi per riaccedere nuovamente al sistema.
4. Prenderemo in considerazione tutti gli episodi di non compliance e adotteremo le misure appropriate, e vi forniremo le opportune informazioni sugli sviluppi del caso.
5. È possibile monitorare i progressi della procedura di segnalazione accedendo dal sito web con il numero di pratica individuale.

 Cosa succede dopo l’invio di una segnalazione

1. Conferma della segnalazione: Confermeremo la ricezione del vostro messaggio entro cinque giorni lavorativi. Se la segnalazione non conterrà informazioni sufficienti/prove utilizzabili, verrà chiesto di fornirne di ulteriori.
2. Selezione: Ogni segnalazione viene esaminata attentamente. Apriremo un’indagine interna in caso la segnalazione includa un numero minimo di informazioni e prove utilizzabili. In assenza di conflitto di interessi, l’indagine sarà condotta dal Compliance Manager. HR potrà essere in supporto durante tutta la fase di indagine interna.
3. Escalation: Laddove le accuse risultassero gravi da richiedere un’escalation, verranno coinvolti il Responsabile HR di Gruppo e l’ufficio legale di competenza della zona.
4. Riservatezza delle indagini: Per garantire che l’indagine rimanga riservata, coinvolgeremo solo le persone strettamente necessarie. Compliance Manager e HR possono condurre colloqui riservati con personale interno, clienti, partner commerciali, terze parti o chiunque ritengano rilevante per l’indagine stessa.

In linea di massima, la conclusione di un’indagine richiede circa 90 giorni. Tuttavia, potremmo aver bisogno di più tempo in base alla complessità della segnalazione.

5. Feedback: Dopo aver esaminato tutti i risultati dell’indagine, decideremo se è necessario intraprendere ulteriori azioni. Vi terremo informati sui progressi, e invieremo un feedback finale che illustrerà l’esito dell’indagine.

Tra i possibili esiti che possono essere comunicati alla persona segnalante ci sono:

• Correzione di processi interni
• Avvio di un procedimento disciplinare
• Trasferimento dei risultati delle attività di accertamento alla procura della Repubblica (e/o della Corte dei Conti in caso di danno erariale)
• Archiviazione per mancanza di evidenze

La segnalazione che venga erroneamente inviata al superiore gerarchico potrebbe non essere trattata come una segnalazione di Whistleblowing, in quanto non avente gli stessi obblighi di riservatezza in carico al soggetto ricevente.

Divieto di ritorsione nei confronti del whistleblower

Nei confronti dell’Utente che effettua una segnalazione ai sensi della presente procedura, Medov non consente né tollera alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia.

Per le segnalazioni rientranti nella sfera applicativa del Decreto Legislativo n. 24/2023, nell’ipotesi in cui (i) la segnalazione non abbia avuto seguito, il segnalante (ii) abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse la segnalazione interna, questa non avrebbe seguito o andrebbe incontro a ritorsioni, (iii) abbia fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse, lo stesso potrà ricorrere al canale di segnalazione istituito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) e disponibile sul sito web della stessa: Autorità Nazionale Anticorruzione

Perdita delle tutele del whistleblower

Resta valida la responsabilità penale e disciplinare del whistleblower nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria, ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile.

Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il soggetto denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente procedura.

ANAC può applicare una pena pecuniaria da € 500,00 a € 2.500,00, nel caso di perdita delle tutele, salvo che la persona segnalante sia stata condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.

Medov potrà comminare una sanzione pecuniaria e/o disciplinare secondo il proprio sistema disciplinare e i requisiti riportati nel CCNL e dalla normativa vigente applicabile.

[1] Come previsto dal D.lgs. n. 24/2023 con il quale l’Italia ha dato attuazione alla Direttiva (UE) 1937/2019 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazione del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.